Studiu de caz: optimizare organizațională
Optimizarea organizațională reprezintă stimularea creșterii prin îmbunătățirea preciziei și a controlului operațional, iarorganizația noastră, Starperformining, oferă suport complet pentru modelarea și optimizarea unei afaceri.
Soluția pe care o construim explorează trei coordonate principale ale cadrului organizatoric, și anume: structura, sistemele și procesele.
Vă prezentăm în continuare un studiu de caz de modelare și optimizare organizațională.
Context și provocări
O companie de top de pe piața bulgară în domeniul serviciilor de curierat rapid, se confrunta cu nevoia crescândă de transformare și construire a un sistem de organizare funcțional, integrat, aliniat la standardele internaționale.
Clientul ne-a cerut ajutorul pentru a proiecta o intervenție organizațională adaptată la complexitatea afacerii, care să poată stimula performanța generală și să-i consolideze poziția de top pe piață.
Abordare
Optimizarea unei organizații aduce rezultatele dorite, doar dacă echipa de consultanți înțelege corect influența pe care toate elementele-cheie ale unei companii (procesele, sistemele, structura) o au, unul asupra celuilalt.
În urma unui proces de diagnoză amănunțit, echipa Starperformining a identificat nevoia companiei de a modela și optimiza procesele interne, de a-și adapta structura existentă la un nou mod de lucru și de a-și remodela sistemele pentru a accelera și susține performanța .
Consultanții Starperformining au demarat modelarea proceselor în paralel cu modelarea structurii de organizare. Am întocmit diagramele fiecărui proces din cadrul fiecărui departament, introducând toți parametrii implicați - intrări, ieșiri, sarcini și responsabilități și au definit hărțile macro ale proceselor, inclusiv hărțile de tip „Swimlane” pentru a crea diagrame inter-funcționale.
Pentru a înțelege descrierea posturilor, din toate departamentele, am organizat întâlniri și discuții cu angajații. Acest pas ne-a ajutat să facem o adaptare extrem de importantă, pe baza analizei „Swimlane”: alinierea fișelor de post la procesele interne, astfel încât fiecare responsabilitate să fie conectată în mod clar cu o anumită activitate, fie ea operațională, de management sau administrativă.
În plus, odată finalizată etapa de modelare a proceselor, am trecut la optimizarea acestora prin aplicarea următoarelor instrumente și concepte de tip LEAN:
- Inițial, am demarat curățenia și organizarea la locul de muncă, prin aplicarea celor 5S și a tehnicii MODAPTS (aranjarea modulară a standardelor de timp predefinite). Obiectivul pe care l-am atins a fost acela de a face munca mai ușoară, mai plăcută și mai productivă, în același timp, ceea ce conduce la echipe energizate și motivate.
- În paralel, cu acțiunea de curățenie și organizare, am antrenat angajații în utilizarea metodei Lean, creând inclusiv mini-echipe de lucru.
- Am implementat și analize de tip ”Fish Bone” pentru identificarea cauzelor care creau blocaje în proces, cele mai severe fiind determinate în zona de sortare a coletelor și în procesul de transport al acestora, atât în transportul primar între depozite, cât și în cel secundar prin care curierii transportă coletele.
- Am parcurs analize de tip ”Walk the process” pentru clarificarea timpilor necesari executării activităților, pentru identificarea documentelor utilizate si pentru determinarea activităților de tip ”waste time”.
- Am redus procesele operaționale, prin modificarea activităților, ceea ce a condus la economii de spațiu, timp mai scurt de operare si beneficii legate de stocurile de colete (mai ales în perioadele de Black-Friday)
- Am acordat, de asemenea, atenție și timp mentenanței echipamentelor de lucru în scop de îmbunătățire a eficacității, această activitate realizându-se în strânsă colaborare și cu implicarea activă a operatorilor din depozite.
Am creat apoi procedurile interne și am efectuat evaluarea posturilor, pentru schițarea matricei detaliate a posturilor.
Odată ce au fost construite și procedurile, organizația a început să le implementeze, activitate monitorizată printr-un audit care a început la scurt timp după punerea în aplicarea a noilor proceduri de lucru și care, a făcut, apoi, parte din activitatea de optimizare continuă.
Impact și beneficii
Echipa Starperformining a facilitat cu succes modelarea și punerea în aplicare a 70 de procese în întreaga organizație, dintre amintim doar câteva:
- Sortarea corespondenței, unde s-a obținut reducerea cu mai mult de 10% a timpului consumat pentru și la scăderea cu 12% a timpului de livrare a coletelor.
- Îmbunătățirea procesului de recrutare: timpul alocat acestei activități a scăzut cu 30%.
- Angajații au început să lucreze mai structurat, procesul de optimizare eliminând obstacolele existente la nivel de procese și funcții.
- Datorită noii matrice a posturilor, compania poate asigura imparțialitatea în evaluarea importanței fiecărui post pentru organizație.
Matricea de posturi a permis, de asemenea, crearea noilor sisteme interne, utile pentru:
- Managementul performanței – evaluarea cantitativă și calitativă este posibilă acum pe baza unor indicatori de performanță clar definiți, în conformitate cu obiectivele de business, calificările, competențele și comportamentele cerute.
- Sistemul de compensare și beneficii pentru angajați - compania a definit salariul de bază, precum și politica de bonusuri și recompense.
Rezultate cheie
- Echipa din top management a dobândit claritatea necesară asupra modului în care se răsplătește munca angajaților, bazându-se pe evaluarea performanțelor;
- Motivația și loialitatea angajaților a crescut semnificativ pe termen mediu și lung. Ca efect direct, rotația de personal a scăzut de la 47%, înainte de intervenție, la sub 22%, în mai puțin de un an;
- Datorită structurii, proceselor și sistemelor optimizate, afacerea a înregistrat creșteri anuale de peste 10%, timp de cinci ani la rând (începând cu 2008);
- Compania s-a listat, ulterior, la Bursa de Valori din Bulgaria și și-a crescut valoarea de piață;
- Datorită noii abordări în activitate, compania a devenit lider de piață.
Mai multe detalii despre Starperforming, programele de e-learning, instrumentele și serviciile pe care le oferă, puteți găsi la acest link.
Pentru noutăți, informații utile și "tips & tricks" urmăriți-ne pe:
